Peran dan tanggung jawab Project Manager dan Project Leader secara umum dan secara khusus pada 7 fase Pengelolaan Proyek Sistem Informasi

Pimpinan Proyek (Project Leader)

1. Mengawasi programmer.
2. Bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan yang bersifat teknis, seperti analisis, disain dan tugas-tugas pemrograman keseluruhan.
3. Tujuan utama : kualitas produk yang dihasilkan secara teknik.

Manajer Proyek (Project Manager)

1. Manajer dalam tim (pimpinan, motivator, dll).
2. Bertanggung jawab terhadap semua komunikasi yang datangnya dari luar (laporan, pertemuan-pertemuan, penghubung antara manajemen tingkat atas dengan user).
3. Tujuan utama : keberhasilan proyek (perencanaan, pengontrolan, komunikasi).

Keuntungan dan langkah-langkah membangun sistem menggunakan metode prototipe

Keuntungan dari prototipe:

• Menghasilkan syarat yang lebih baik dari produksi yang dihasilkan oleh metode spesifikasi tulisan.

• User dapat mempertimbangkan sedikit perubahan selama masih bentuk prototipe.

• Memberikan hasil yang lebih akurat dari pada perkiraan sebelumnya, karena fungsi yang diinginkan dan kerumitannya sudah dapat diketahui dengan baik.

• User merasa puas. Pertama, user dapat mengenal melalui komputer. Dengan melakukan prototipe (dengan analisis yang sudah ada), user belajar mengenai komputer dan aplikasi yang akan dibuatkan untuknya. Kedua, user terlibat langsung dari awal dan memotivasi semangat untuk mendukung analisis selama proyek berlangsung.

• Adanya komunikasi yang baik antara pengembang dan pelanggan.

•  Pengembang dapat bekerja lebih baik dalam menentukan kebutuhan pelanggan.

•  Pelanggan berperan aktif dalam pengembangan sistem.

•  Lebih menghemat waktu dalam pengembangan sistem.

Langkah-langkah dalam Prototipe adalah sebagai berikut:

1. Pengumpulan kebutuhan

Pelanggan dan pengembang bersama-sama mendefinisikan format seluruh perangkat lunak, mengidentifikasikan semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat.

2. Membangun prototipe

Membangun prototipe dengan membuat perancangan sementara yang berfokus pada penyajian kepada pelanggan (misalnya dengan membuat input dan format output)

3. Evaluasi prototipe

Evaluasi ini dilakukan oleh pelanggan apakah prototipe yang sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginann pelanggan. Jika sudah sesuai maka langkah 4 akan diambil. Jika tidak prototipe direvisi dengan mengulangi langkah 1, 2 , dan 3.

4. Mengkodekan sistem

Dalam tahap ini prototipe yang sudah di sepakati diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman yang sesuai

5. Menguji sistem

Setelah sistem sudah menjadi suatu perangkat lunak yang siap pakai, harus dites dahulu sebelum digunakan. Pengujian ini dilakukan dengan White Box, Black Box, Basis Path, pengujian arsitektur dan lain-lain

6. Evaluasi Sistem

Pelanggan mengevaluasi apakah sistem yang sudah jadi sudah sesuai dengan yang diharapkan . Jika ya, langkah 7 dilakukan; jika tidak, ulangi langkah 4 dan 5.

7. Menggunakan sistem

Perangkat lunak yang telah diuji dan diterima pelanggan siap untuk digunakan.

Teknik-teknik estimasi pada Proyek Sistem Informasi

Ada tiga teknik yang digunakan untuk melakukan estimasi, yaitu :
1. Keputusan Profesional
Katakanlah bahwa anda merupakan orang yang memiliki pengalaman yang luas dalam membuat program “report generation modules”. Anda melakukannya dengan pendekatan merancang report tersebut dan memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membuat program tersebut. Setelah mempelajari rancangan program selama 5 menit, programmer lalu menutup matanya selama 5 menit (dia tidak tidur, tetapi berhitung), dan kemudian mengatakan “15 hari”. Inilah yang disebut Keputusan Profesional murni. Keuntungan dari teknik ini adalah cepat , dan jika seseorang sudah ahli dalam teknik ini, maka estimasinya pasti akan lebih akurat. Sedangkan kerugian dari teknik ini adalah bahwa anda membutuhkan seorang ahli yang berpengalaman dalam bidang ini, dan beberapa ahli tersebut akan bekerja keras untuk mendapatkan estimasi yang tepat.
2. Sejarah
Jalan keluar dari ketergantungan pada orang dan untuk membuat estimasi lebih khusus, yaitu anda harus mengerti tentang sejarahnya. Tulislah berapa lama masing-masing tugas dapat diselesaikan dan siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut. Anda dapat membandingkan tuagas yang akan diestimasik dengan tugas yang sama yang dikerjakan lebih awal, setelah itu mulailah dengan melakukan estimasi. Hal ini dimaksudkan agar anda menjabarkan suatu proyek ke dalam beberapa tugas yang biasanya diulang dan mudah untuk dibandingkan.
3. Rumus-rumus
Ada beberapa rumus yang digunakan dalam software estimasi. Software yang baik untuk diketahui adalah COCOMO. COCOMO dapat digunakan untuk memperkirakan biaya proyek, usaha (person months), jadwal, dan jumlah staf untuk masing-masing fase berikut ini :Preliminary Design - our Analysis PhaseDetailed Design (DD) - our Design PhaseCode and Unit Tes (CUT) - same as oursSystem Test - our System Test and Acceptance Phase

Pengertan Estimasi

Estimasi merupakan sebuah proses pengulangan. Pemanggilan ulang estimasi yang pertama dilakukan selama fase definisi, yaitu ketika anda menulis rencana pendahuluan proyek. Hal ini perlu dilakukan, karena anda membutuhkan estimasi untuk proposal. Setelah fase analisis direncanakan ulang, anda harus memeriksa estimasi dan merubah rencana pendahuluan proyek menjadi rencana akhir proyek.

Berikut contoh dari penggunaan proses estimasi

Sistem Estimasi Biaya dan Usaha Proyek Pengembangan Software Sistem Informasi Bisnis

Berlatar belakang dari kesulitan tersendiri dalam estimasi biaya dan usaha proyek dalam proyek software karena karakteristik software yang membedakandengan proyek fisik maka penelitian inidilakukan. Kesulitan yang sering dihadapi dalam estimasi proyek software sangat berkaitan dengan sifat alami software khususnya kopleksitas dan invisibilitas (keabstrakan). Selain itu pengembangan software merupakan kegiatan yang lebih banyak dilakukan secara intensif oleh manusia sehingga tidak dapat diperlakukan secara mekanistik murni. Kesulitan-kesulitan lainya adalah Novel application of software, Changing technology, dan Lack of homogeneity of project experience. 

Dalam usaha estimasi sering menghadapi dua permasalahan yaitu over-estimates dan under-estimates. Barry Boehm, telah mengidentifikasi beberapa metode estimasi biaya dan usaha proyek pengembangan software, yaitu Model algoritmik, Analogi, Pendapat pakar, Parkinson, Top-down, dan Bottom-up. Dalam penelitian ini metode yang dilakukan oleh peneliti adalah studi lapangan, studi kepustakaan, metodes survei, dan analisa dan pemodelan. Dan metode perancangan yang digunakan adalah perancangan tampilan layar, perancangan basis data, perancangan model sistem UML. Pendekatan model yang digunakan dalam menghitung besaran proyek adalah model function point (FP). Dibandingkan dengan pendekatan berbasis ukuran baris (LOC/Line Of Code), pendekatan FP lebih independen terhadap bahasa pemrograman sehingga bisa diterapkan pada jenis aplikasi yang berbeda baik aplikasi database yang non-procedural, sistem informasi berbasis web, maupun aplikasi penghitungan. Sedangkan Verifikasi terhadap validitas model yang dihasilkan diketahui dari sampel data yang masuk, tingkat kesalahan dalam regresi tingkat kesesuaian dengan model yang sudah ada.

Model yang dikembangkan dalam kajian ini meliputi model estimasi besaran usaha pengembangan proyek dengan pendekatan function point dan alat bantu berupa software untuk memasukkan nilai parameter function point tersebut dan menampilkan model yang dihasilkan. Untuk pembuatan model estimasi biaya dan usaha proyek pengembangan software pertama-tama dilakukan analisa parameter yang berpengaruh terhadap kedua variabel tersebut. Untuk menguji keterkaitan atau pengaruh dari variabel, digunakan perhitungan nilai korelasi dari setiap variabel yang di analisa. Diketahui bahwa nilai usaha (effort) proyek pengembangan software dipengaruhi oleh nilai besaran function point dan tingkat kompleksitas proyek software. Artinya semakin tinggi nilai function point dan tingkat kompleksitas proyek software akan membutuhkan effort yang semakin tinggi pula. Untuk menguji validitas model yang dibuat digunakan metode uji adjusted R2, standard deviasi estimasi dan prediksi pada tingkat L (Pred(L)). Dan Sistem yang dikembangkan dalam penelitian ini dirancang menggunakan pendekatan system berorientasi object. 

Proyek software hasil observasi menggunakan dana atau biaya penyelesaian proyek yang relatif kecil atau cenderung kecil jika dibandingkan dengan besaran ukuran software yang dikembangkan, hal ini menunjukan bahwa software house hasil observasi belum mengestimasi biaya pengembangan software secara real sesuai ukuran software. Model estimasi biaya pengembangan software yang diperoleh dari hasil observasi mempunyai bentuk model eksponensial, sedangkan model estimasi usaha modelnya cenderung berbentuk linier. Maka Sistem estimasi biaya proyek dapat digunakan bagi para pengembang software (software developer), manajer proyek, dan staf IT lainnya. Sistem ini memungkinkan untuk melakukan estimasi suatu proyek secara kolaborasi baik dengan pengguna lain dari organisasi yang sama maupun dari luar organisasi.

Daftar pengecekkan kegiatan yang diperlukan untuk rencana penerimaan

1. Hasilkan Fungsi vs. Tabel Percobaan dan semua FS yang dijanjikan telah dialamatkan.
2. Definiskan percobaan dan kumpulan percobaan.
3. Tetapkan tanggung jawab untuk menulis percobaan.
4. Klien dan Tim proyek mengetahui bahwa ATP akan ditinjau kembali, direvisi jika perlu, dan ditandatangani oleh user. Klien mengetahui bahwa keberhasilan penyelesaian dari percobaan akan mempengaruhi penerimaan sistem. Lihat bentuk contoh ATP pada bagian 10 di Appendix A.
5. Tanggung jawab untuk percobaan data telah ditetapkan. Data untuk percobaan seharusnya disediakan oleh tim proyek dan juga user. Jika user dapat menyediakan data yang sesuai dengan keadaan yang sebenarnya, percobaan terhadap sistem akan berjalan dengan baik, ditambah user akan merasa nyaman dengan keakuratan percobaannya.

Tes penerimaan terhadap suatu sistem

Tes penerimaan bertujuan untuk mendapatkan pernyataan tertulis dari user bahwa produk atau system yang dibuat sesuai dengan yang dijanjikan. Proses tes ini melibatkan kedua belah pihak, antara user dan pengembang system. Jika system yang dibuat dianggap telah sesuai dengan tujuan yang diinginkan user, maka system tersebut sudah siap untuk digunakan secara umum. Pendekatan yang lebih baik adalah menemukan serangkaian tes yang mendemonstrasikan semua fungsi yang dijanjikan. 

Penerimaan akan dilakukan secara resmi melalui seluruh tes ini kepada pelanggan. Keberhasilan tes diakhiri satu per satu. Oleh karena itu, tes penerimaan terhadap sistem yang dibuat ini sangat penting. Karena manfaat dari serangkaian tes ini adalah dapat mendemonstrasikan semua fungsi system yang telah dijanjikan. Selain itu, manfaat dari tes penerimaan adalah dapat mengetahui tindakan apa yang menyebabkan masalah, maksudnya anda mengetahui dengan tepat siapa yang mengetik ketika masalah terjadi. Oleh karena itu user tidak merasa takut tentang semuanya.

Langkah-langkah untuk melakukan Audit Teknologi Sistem Informasi

Kontrol lingkungan 

• Apakah kebijakan keamanan (security policy) memadai dan efektif ?
• Jika data dipegang oleh vendor, periksa laporan ttg kebijakan dan prosedural yg terikini dr external auditor
• Jika sistem dibeli dari vendor, periksa kestabilan finansial
• Memeriksa persetujuan lisen (license agreement)

Kontrol keamanan fisik 

• Periksa apakah keamanan fisik perangkat keras dan penyimpanan data memadai
• Periksa apakah backup administrator keamanan sudah memadai (trained,tested)
• Periksa apakah rencana kelanjutan bisnis memadai dan efektif
• Periksa apakah asuransi perangkat-keras, OS, aplikasi, dan data memadai

Kontrol keamanan logikal 

• Periksa apakah password memadai dan perubahannya dilakukan reguler
• Apakah administrator keamanan memprint akses kontrol setiap user
• Memeriksa dan mendokumentasikan parameter keamanan default
• Menguji fungsionalitas sistem keamanan (password, suspend userID, etc)
• Memeriksa apakah password file / database disimpan dalam bentuk tersandi dan tidak dapat dibuka oleh pengguna umum
• Memeriksa apakah data sensitif tersandi dalam setiap phase dalam prosesnya
• Memeriksa apakah prosedur memeriksa dan menganalisa log memadai
• Memeriksa apakah akses kontrol remote (dari tempat yang lain) memadai: (VPN,
• CryptoCard, SecureID, etc)

Menguji Kontrol Operasi 

• Memeriksa apakah tugas dan job description memadai  dalam semua tugas dalam operasi tsb
• Memeriksa apakah ada problem yang signifikan
• Memeriksa apakah control  yang menjamin fungsionalitas sistem informasi telah memadai